ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y COLABORACIÓN DE ANUQ

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y COLABORACIÓN DE ANUQ

Mensaje  ANUQ el Vie Feb 26, 2010 4:29 am

Recientemente, tras el desgaste sufrido en los últimos eventos organizados, en reunión mantenida por la Junta Directiva, hemos acordado lo siguiente en cuanto a asistencia y organización de eventos.

1. Eventos Oficiales organizados directamente por la Junta Directiva.
Se organizará un único evento, que será anual y, a ser posible, se hará coincidir con la Asamblea General de Socios. Será un acto altruista y tendrá una parte deportiva (quadtrial, raid o cualquier modalidad para uso y disfrute de los aficionados).
La participación de asistentes no asociados será posible, pero deberán abonar la cantidad que se estime oportuna en cada momento. Igualmente los asistentes asociados podrán abonar cuota por su asistencia y/o participación en el evento, pero ésta deberá ser la mínima posible
Las condiciones básicas para su realización serán:
a) La organización de los eventos será compartida, tanto por los integrantes de la Junta Directiva, como por aquellos asociados que deseen, voluntariamente, colaborar en la organización. Por el buen término del evento, se exigirá a cada persona colaboradora, el cumplimiento de las responsabilidades que ha adquirido voluntariamente.
b) Con el fin de evitar sobrecargos de trabajo, y a pesar del incremento económico que supone, determinados servicios auxiliares podrán ser encargados a empresas especializadas. Para que los costes de estos servicios auxiliares, tales como comidas y bebidas, sean mínimos, se procurará que sean patrocinados, o bien que la empresa encargada se encargue personalmente de su facturación, de modo independiente al evento en si.
c) Cualquier evento Oficial de ANUQ ,deberá ir acompañado, inexcusablemente, de sus permisos preceptivos correspondientes, y acordes a lo que en cada Comunidad Autónoma dicte la normativa. Entre otros: comunicación oficial a la Delegación (o Subdelegación) de Gobierno correspondiente, permisos, (municipales si se organiza en casco urbano, o medioambientales si se trata en terrenos competencia de las diferentes Consejerías de Medio Ambiente), etc.
d) Se formalizará un contrato privado con el promotor del evento, tanto si se trata de un ente público, como si fuera un particular. En cualquiera de los casos, el contrato privado estará basado en el modelo que actualmente se usa para este fin, no pudiendo cambiar los condicionantes básicos sin la aprobación de la Junta Directiva.
e) Durante el desarrollo del evento, la asociación, y en concreto el responsable del mismo, será la única persona con poder suficiente para valorar y tomar decisiones en cuanto a seguridad. Siempre se tendrá en cuenta el consejo y opinión de los profesionales a los que les haya sido encargada la seguridad del evento por la Delegación (o Subdelegación) del Gobierno, o entidad similar. Los servicios de emergencia, bien sean sanitarios, de los de Cuerpos y Fuerzas de Seguridad, o de cualquier otra índole, serán necesarios, y suficientes para el buen término del evento, y se encontrarán presentes durante la totalidad del desarrollo del evento. Si por cualquier motivo, éstos servicios de seguridad y emergencia no se encontraran presentes, el evento se suspenderá, parcial o totalmente, según determine la persona responsable de la organización.
f) Los distintos eventos serán planificados y publicitados con una antelación mínima de TRES meses, con el fin de conseguir la máxima repercusión, con todos los medios de que disponga la asociación, para que cualquier aficionado quede enterado de la celebración del evento.
g) ANUQ mantendrá en vigor la actual póliza de responsabilidad civil, y además, para los participantes de aquellos eventos que no se realicen en circuito cerrado, será contratado un seguro específico que cubra cualquier eventualidad.
h) Todos los gastos incurridos para la organización del evento serán retornados por la asociación, previa presentación de documento que acredite el gasto ocasionado.

2. Eventos promovidos por socios.
Las condiciones de apoyo:
a) Absolutamente toda la organización del evento recae que en el socio organizador y en las ayudas que pueda encontrar en la zona.
b) La asociación aportará su seguro de responsabilidad civil, modelos de contratos y escritos oficiales necesarios. También se publicitará el evento en la medida en que a la asociación le sea posible, y se comunicará a nuestras entidades colaboradoras, para que decidan su asistencia voluntaria, aunque sin compromiso hacia la asociación en si.
c) La asistencia de ANUQ será como Patrocinador Oficial, y deberemos ser publicitados como tal en los carteles dispuestos al efecto, así como en el resto de publicidad que se de al evento.
d) La asistencia de miembros de la Junta Directiva, o de socios de ANUQ será voluntaria. En caso de que se decida la asistencia al evento, se facilitará, por parte de la organización, un lugar preferente en el que se pueda instalar la carpa de la asociación.
e) Las cuotas de inscripción del personal asignado por ANUQ para su representación, debidamente identificado por la asociación, deberán ser gratuitas. Por otra parte, los gastos incurridos por los representantes de ANUQ, distintos a la inscripción del evento serán retornados por la asociación, previa presentación de documento que acredite el gasto ocasionado.
f) Los organizadores se comprometerán a la persecución de aquellas actitudes contrarias al buen uso del quad, y se encargarán de comunicar, y denunciar si fuera preciso, a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, aquellos actos que vulneren las normas de seguridad vial, y otras que sean de aplicación con dependencia a los hechos ocurridos, así como identificarán, en la medida de lo posible, a los responsables de las posibles acciones.
g) En cualquier caso, serán respetados los ideales de la asociación, no siendo posible la variación, sustitución o eliminación de textos y/o imágenes impresos en los documentos, publicidad o pancartas de la asociación, así como en sus insignias o logotipos, salvo que la Autoridad competente ordene lo contrario.
h) Será inherente a la organización del evento, el nombramiento de “Municipio Amigo” a aquellos ayuntamientos en los que se desarrolle el mismo. Igualmente se nombrará “Entidad Amiga” a aquellas que sean públicas y faciliten o colaboren en la organización de los eventos. ANUQ, por otra parte, aportará los trofeos en aquellas pruebas deportivas y/o de exhibición.
i) Los organizadores podrán contar con la ayuda telefónica, o similar, de la asociación.

3. Eventos organizados por terceros no vinculados a la asociación.
a) Absolutamente toda la organización del evento recae sobre el organizador.
b) Será absolutamente necesario un trato de favor hacia los socios de ANUQ, el cual deberá ser pactado con la Junta Directiva.
c) La asistencia de ANUQ será como Colaborador, y será publicitada como tal en los carteles dispuestos al efecto, así como en el resto de publicidad que se de al evento.
d) La asistencia de miembros de la Junta Directiva, o de socios de ANUQ será voluntaria. En caso de que se decida la asistencia al evento, se facilitará, por parte de la organización, un lugar preferente en el que se pueda instalar la carpa de la asociación.
e) Las cuotas de inscripción del personal asignado por ANUQ para su representación, debidamente identificado por la asociación, deberán ser gratuitas. Por otra parte, los gastos incurridos por los representantes de ANUQ, distintos a la inscripción del evento serán retornados por la asociación, previa presentación de documento que acredite el gasto ocasionado.
f) Los organizadores se comprometerán a la persecución de aquellas actitudes contrarias al buen uso del quad, y se encargarán de comunicar, y denunciar si fuera preciso, a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, aquellos actos que vulneren las normas de seguridad vial, y otras que sean de aplicación con dependencia a los hechos ocurridos, así como identificarán, en la medida de lo posible, a los responsables de las posibles acciones
g) En cualquier caso, serán respetados los ideales de la asociación, no siendo posible la variación, sustitución o eliminación de textos y/o imágenes impresos en los documentos, publicidad o pancarta de la asociación, así como en sus insignias o logotipos, salvo que la Autoridad competente ordene lo contrario.
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